Business Perspectives

Cost Efficiency and Effectiveness Strategy – Keys for Maximizing Profitability

Ketika harga bahan baku dan bahan bakar minyak terus meningkat, penghapusan kebijakan upah murah mulai dihilangkan, sementara kondisi perekonomian ke depan sulit diprediksi, perusahaan “dipaksa” memikirkan strategi untuk terus meningkatkan keuntungan atau sekedar mempertahankan bisnisnya. Efisiensi Biaya (Cost Efficiency) merupakan inisiatif yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk memaksimalkan keuntungan. Dalam banyak cases, efisiensi biaya yang dilakukan oleh perusahaan bersifat parsial, temporer dan malah mengorbankan long-term gain. Jika perusahaan tidak berhati-hati atau malah “salah kaprah”, bukan saja potensi keuntungan yang diharapkan tidak dapat terealisasi, bahkan daya saing bisnis pun menjadi menurun drastis. Strategi apa yang dapat ditempuh perusahaan agar berhasil melakukan efisiensi biaya tanpa harus mengorbankan long-term gain? Bagaimana inisiatif ini dapat diimplementasikan dengan baik?

Cost efficiency atau sering juga disebut cost-cutting merupakan merupakan inisiatif yang biasa dilakukan oleh pebisnis untuk meningkatkan keuntungan (profit). Ketika pendapatan (revenues) mengalami pasang-surut akibat kondisi eksternal yang tidak menentu, perusahaan dapat mengelola biaya-biaya (costs) yang ada sehingga keuntungan tetap terjaga. Namun demikian, tidak semua biaya dapat di-“potong” demi keuntungan sesaat. Perusahaan harus sadar akan risiko yang akan dihadapi akibat dampak cost-cutting yang dilakukan saat ini. Misalnya anda hendak mengurangi seluruh biaya pemasaran secara signifikan. Secara cepat anda akan memperoleh dampaknya, namun apakah anda telah memikirkan risiko kehilangan customers anda? Berapa biaya yang akan anda keluarkan kembali nantinya untuk acquiring new customers? Sebandingkah dengan savings yang anda lakukan sekarang dengan potential expenses yang harus dilakukan di masa yang akan datang?

Cost efficiency harus di-“bundling” dengan cost effectiveness. Efektivitas biaya merupakan langkah yang dilakukan untuk memastikan segala biaya yang harus dikeluarkan adalah kritikal dan tepat sasaran. Sebagai contoh ketika anda hendak membeli IT system untuk perusahaan anda, seringkali spesifikasi produk yang kita beli jauh melampaui apa yang kita butuhkan saat ini, hanya karena “buaian” vendor IT tersebut. Alhasil, biaya yang kita keluarkan meleset atau bahkan jauh lebih besar dibanding jika kita membeli as needed.

Ada 4 strategi utama yang dapat dilakukan pebisnis dalam Cost Efficiency and Effectiveness untuk memaksimalkan keuntungan (profit), sebagai berikut:

1. Change What is Done

Ketika konsep Low Cost Carrier atau Penerbangan Berbiaya Murah hadir, para penumpang seakan tidak percaya bahwa perjalanan menggunakan pesawat udara bukanlah lagi sesuatu yang mahal. Di industri yang berbeda, konsep hotel berbudjet murah yang diperkenalkan oleh formulae 1 juga telah menyita banyak perhatian. Harga menginap di hotel tersebut menjadi relatif lebih murah dibandingkan hotel konvensional, namun kenyamanan hotel tetap terjaga. Hal yang mereka lakukan adalah mengubah “tradisi” pemain-pemain yang ada dalam industry: Change What Is Done! Biaya parkir pesawat yang dihitung berdasarkan waktu dipangkas dengan mempersingkat waktu parkir dan merekayasa jadwal penerbangan agar pesawat dapat menginap di bandara yang lebih murah. No-frills diterapkan agar waktu dan biaya logistic dapat ditekan. Hotel menghilangkan luxurious yang kurang penting di mata konsumen (seperti tv, full breakfast, dll.) namun masih tetap memprioritaskan keamanan, kenyamanan dan kebersihan kamar. Hal-hal tersebut tentunya berdampak langsung terhadap pengeluaran sehingga perusahaan dapat memberikan kompensasi discount terhadap pelanggan. Dengan melakukan sesuatu yang “berbeda”, persaingan perusahaan terhadap kompetitor pun menjadi irrelevant.

2. Change How Production Related Activities are Performed

Mengubah bagaimana aktivitas yang berhubungan dengan produksi dilakukan sangat terkait dengan struktur biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi suatu produk atau jasa, mulai dari biaya terlihat jelas (seperti bahan baku, bahan bakar, dll.) hingga sesuatu yang inherent (seperti lokasi produksi). Kontraktor bangunan menggunakan precast yang meskipun lebih mahal sedikit tapi bisa menghemat tenaga dan waktu yang signifikan sehingga net-nya value yang diperoleh lebih besar. Perusahaan tambang di remote area harus memikirkan bahan bakar berbasis air atau energy lain yang relatif lebih murah dan mudah didapatkan dibandingkan harus meng-”impor” bahan bakar minyak. Perusahaan harus mencari lokasi pabrik yang strategis (dekat dengan raw material dan konsumen) agar biaya produksi bisa ditekan namun biaya logistik tidak membengkak. Misalnya Perusahaan yang padat karya dapat memindahkan lokasi produksi ke daerah yang UMP-nya masih murah namun masih dekat dengan pelabuhan/ terminal pengangkutan, jika mayoritas target pasarnya tidak di daerah tersebut. Seluruh inisiatif yang potensial harus dikaji terlebih dahulu demi mendapatkan value (benefits/costs) yang optimal.

3. Change How Tasks and Supports Activities are Performed

Mengubah bagaimana pekerjaan atau aktivitas pendukung dillakukan sangat terkait dengan system dan proses yang dilakukan oleh perusahaan. ICT sebagai enablers penting harus diberdayagunakan secara efektif agar dapat mempercepat pekerjaan. Bisnis proses yang tidak memberikan value-added harus di-streamlined agar organisasi menjadi lebih lincah. Purchasing system yang manual dapat diganti dengan e-procurement agar dapat memperoleh resources yang lebih murah sekaligus menghindari fraud. Sistem inventori menggunakan “Just in Time” agar biaya penyimpanan (storage) dan risiko rusak dapat dihindari. Banyak lagi system dan proses lainnya yang dapat diubah untuk meng-efisien-kan biaya.

4. Improve Productivity

Dari keseluruhan inisiatif yang ada, Memperbaiki Produktivitas paling sering dilakukan oleh pebisnis. Hal ini dapat dipahami karena inisiatif ini paling mudah dilakukan dan paling cepat dirasakan dampaknya, namun tentunya value yang diperoleh lebih kecil. Program paperless sering dilakukan untuk menekan belanja kertas dan tinta printer agar lebih efisien. Pengurangan kegiatan traveling dengan mengintensif komunikasi by internet sehingga waktu dan biaya dapat ditekan. Banyak lagi program-program lainnya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas sekaligus meng-efisien-kan biaya.

 

Jangan menyerah untuk memikirkan seluruh aspek dalam bisnis anda agar dapat menekan biaya yang ada. Jangan katakan “we can’t change that” atau “we have always done it like that” karena hal tersebut hanyalah akan menempatkan anda di posisi yang sama seperti sekarang. Terkadang “hard decisions” harus diambil agar berhasil…

 

Remarkable Strategy, Excellent Executions, Great Results…

Roy Nelson Simanjuntak

Business & Management Consultant

rn_simanjuntak@yahoo.com

Standard

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s