Management Perspectives

Organization Development – 5 Tips for Restructuring Your Organization

Struktur Organisasi yang efektif tidak hanya bergantung pada bagaimana kita dapat menyusun “boxes” dan “lines” secara tepat. Banyak komponen-komponen lain yang turut mempengaruhi keefektifannya. Jika kita kurang memahami “teknis” penyusunan struktur dengan baik, organisasi cenderung akan menghadapi syndrome “under-designed” atau “over-designed”. Tidak hanya itu, persoalan “non teknis” terkadang justru menjadi tantangan terbesar dalam proses mendesain ulang struktur organisasi (organization restructuring), terutama pada organisasi yang “well-established”. Banyak kepentingan-kepentingan dan intrik-intrik dalam organisasi yang mempengaruhi proses penyusunannya. Bagaimana kita dapat mendeteksi bahwa struktur organisasi yang ada “under-designed” atau “over-designed”?Bagaimana mendesain struktur organisasi yang efektif? Apa tips agar organization restructuring dapat berjalan sukses?

Diagnosing Your Current Organization Structure Effectiveness

Coba jawab beberapa pertanyaan berikut atau ajukan kepada beberapa rekan anda dalam organisasi:

  1. Apakah ada sekat-sekat (silos) antar unit dalam organisasi sehingga sulit melakukan interaksi dan koordinasi secara efektif?
  2. Apakah ada fungsi/ pekerjaan yang anda anggap sangat krusial namun tidak ada unit yang bertanggung jawab?
  3. Apakah seringkali keputusan-keputusan “terpaksa” harus dieskalasi ke tingkat direktorat?
  4. Apakah anda merasa kekurangan waktu untuk men-supervise seluruh bawahan langsung?
  5. Apakah pertemuan-pertemuan (meetings) sangat sering dilakukan hingga sangat menyita waktu anda?
  6. Apakah layers di atas anda begitu banyak sehingga anda merasa akan memerlukan cukup lama untuk sampai pada top position?

Jika jawabannya “ya” untuk pertanyaan 1-3 maka organisasi anda memiliki symptoms “under-designed”; Jika jawabannya “ya” untuk pertanyaan 4-6 maka organisasi anda memiliki symptoms “over-designed”. Diagnosa yang tepat terhadap kondisi organisasi saat ini akan menentukan perubahan apa yang diperlukan agar lebih efektif.

Namun demikian, restructuring tidak hanya dilakukan ketika anda menemukan symptoms “under-designed” atau “over-designed”. Perubahan struktur organisasi terkadang harus dilakukan karena adanya kebutuhan organisasi yang lebih efektif untuk mencapai visi dan strategi yang baru atau respon terhadap cara kerja/ proses bisnis yang berubah.

Restructuring the Organization

Untuk mendesain struktur organisasi, beberapa guiding principles harus dipahami, yaitu:

  1. Setiap model struktur organisasi (based on product, geographical, etc.) memiliki kelebihan dan kekurangan. Usahakan untuk mengoptimalkan kelebihan masing-masing model.
  2. Span of control sebaiknya tidak terlalu banyak namun juga tidak terlalu sedikit agar efisien namun tetap mampu berkinerja tinggi
  3. Layers organisasi dari tingkatan terbawah hingga teratas diusahakan optimal agar responsif dan menciptakan jenjang karir yang optimal
  4. Functions harus ditempatkan sebaik mungkin agar terbangun “built in control
  5. Jumlah “Boxes” dalam organisasi diusahakan seramping mungkin agar tetap efisien
  6. Lines” antar unit yang terkait harus jelas agar koordinasi berjalan lancar dan organisasi tetap responsif/gesit

Tidak cukup berhenti pada penyusunan struktur organisasi, restructuring juga harus meng-address permasalahan Organization Elements terkait lainnya agar organisasi dapat berjalan efektif, yaitu:

  1. People. “Banyak Tapi Sedikit – Sedikit Tapi Banyak”. Keluhan mengenai kurangnya orang dalam tim sering kali ditemui ketika kami melakukan organization restructuring. Namun ketika kami “audit” kembali jumlah orang yang ada, ternyata kami menilai jumlah tersebut lebih dari cukup. Jumlah orang yang banyak memang tidak menjamin pekerjaan menjadi lebih ringan jika hanya sedikit orang yang bisa diandalkan untuk bekerja. Kompetensi SDM yang kurang memadai menyebabkan produktivitas organisasi menjadi rendah. “Penempatan orang yang salah pada posisi yang salah” juga dapat menjadi penyebab hal tersebut dapat terjadi.
  2. Processes and Systems. Salah satu tujuan restructuring adalah menjadikan organisasi lebih responsive. Namun ketika restructuring telah dilakukan dan organisasi dinilai masih “lambat”, jangan terburu-buru memvonis struktur yang baru tidak benar atau tidak cocok dengan kondisi organisasi. Coba perhatikan system dan proses kerja yang ada, apakah sudah disesuaikan? Bisnis proses yang masih berkepanjangan dan system yang masih belum terintegrasi dapat menjadi “biang kerok” organisasi tetap tidak agile.
  3. Culture. Kultur menguraikan pola pikir, perilaku dan keyakinan (belief) yang berlaku umum bagi orang-orang dalam organisasi. Jika mayoritas orang dalam organisasi masih berpola pikir birokratif, ownership dan sense of crisis minim, maka segala keputusan akan tetap lambat. Perhatikan juga “values” organisasi, apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan dan dapat diimplementasikan dengan baik? Sebaik apapun struktur organisasi tidak akan efektif jika kultur masih belum berubah. Jangan lupakan “change management” agar seluruh personil dapat menyesuaikan dengan struktur organisasi dan cara kerja yang baru agar efektif.

Tips for Restructuring the Organization

Berdasarkan pengalaman dalam melakukan organization restructuring di beberapa perusahaan, tantangan terbesar justru terletak pada persoalan “non teknis”. Banyak kepentingan-kepentingan dan intrik-intrik dalam organisasi yang mempengaruhi proses penyusunannya. “Tarik ulur” antar pihak-pihak yang berkepentingan menjadikan proses keputusan menjadi lambat. Tidak bisa dipungkiri, “boxes” dalam struktur terkait erat dengan “people” yang ada di dalamnya. Berikut adalah tips  agar organization restructuring dapat berjalan sukses:

  1. Get Owner/ CEO’s commitment – ensure you’ll get fully supports. Satu posisi yang tidak akan berubah dalam restrukturisasi: Owner atau CEO! Pucuk pimpinan dalam organisasi berperan penting dalam menengahi segala kemungkinan tarik ulur antar direktorat atau unit-unit terkait. Untuk itu, pastikan anda mendapatkan dukungan penuh dari owner atau CEO sehingga sehingga apapun dan bagaimanapun struktur yang nantinya dipilih dapat diimplementasi dengan baik.
  2. Know where you want to go – align your organization with your strategic intent. Organisasi merupakan salah satu cara untuk mencapai tujuan perusahaan. Agar struktur organisasi dapat mendukung tujuan perusahaan, pastikan anda mengetahui secara pasti apa visi dan strategi perusahaan dalam jangka menengah dan panjang.
  3. Understand your real problem – the problem is not always the problem. Sebelum melakukan restructuring, pastikan bahwa root causes sebenarnya pada struktur organisasi, bukan pada elemen organisasi lainnya. Jangan sekedar merubah struktur organisasi hanya untuk membuat anda merasa “something’s been done”. Berhati-hati pada symptoms yang anda temui. Terkadang permasalahan tersebut bukanlah permasalahan yang sebenarnya. Misalnya anda merasa dua unit tertentu harus disatukan dalam divisi/ departemen yang sama agar proses pengambilan keputusan (decision making) lebih cepat, namun anda tidak sadar bahwa untuk meng-address persoalan tersebut sebenarnya cukup dengan “authority matrix” yang jelas. Malah, perubahan yang telah anda lakukan akan menciptakan “bom waktu”, permasalahan yang lebih parah dari sebelumnya. Just because you can change an organization’s structure doesn’t mean that you should.
  4. Enggage the people – some people simply resist change. Berdasarkan beberapa survey yang ada, 60%-80% orang dalam organisasi cenderung menolak perubahan, dengan kadar penolakan yang berbeda-beda. Dari awal kita harus dapat meyakinkan orang-orang bahwa yang anda lakukan adalah mengubah struktur bukan “penjabat”nya dan apa yang akan terjadi nantinya adalah “lebih baik” dari sekarang. Terapkan “change management” agar proses berjalan lebih lancar.
  5. Obtain concession, mitigate the risk – “There’s no silver bullet”. Prinsip-prinsip dalam struktur organisasi harus kita pegang teguh, namun kita harus dapat “berkompromi” di area lain agar struktur organisasi dapat diterima mayoritas orang. Yang pasti, apapun struktur yang dipilih, anda harus sadar akan kekurangannya dan mengelola risikonya dengan baik.

 Good luck….

Remarkable Strategy, Excellent Executions, Great Results…

Roy Nelson Simanjuntak

Business & Management Consultant

rn_simanjuntak@yahoo.com

Standard

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s